L’utilisation d’un logiciel de comptabilité est gage de précision, de gain de temps et de fiabilité. C’est dans cette optique que le logiciel de comptabilité QuickBooks s’avère être un outil indispensable à la réussite de la gestion de votre entreprise.

À quoi sert cette interface ? Quelles sont les différentes fonctionnalités de l’application de comptabilité QuickBooks ? Dans cet article, découvrez le guide complet du logiciel de comptabilité QuickBooks.

QuickBooks : le logiciel de comptabilité pour les PME et entrepreneurs

QuickBooks est un logiciel de comptabilité simplifié et centralisé spécialement conçu pour les PME, petites et moyennes entreprises, les entreprises individuelles, ainsi que les indépendants qui doivent tenir une comptabilité à jour et avoir un compte bancaire pro !

L’outil vous permet d’automatiser l’ensemble de vos tâches d’administration et de gestion de votre entreprise : la finance, la trésorerie, les ressources humaines, la logistique, les fournisseurs et clients. L’utilisation de ce logiciel vous permet alors de gagner du temps sur l’exécution de certains actes répétitifs. Il s’agit par exemple d’automatiser la validation des pièces comptables, la vérification et la signature des documents de facturation, les rappels clients et fournisseurs, ou encore l’établissement et la diffusion des bulletins de paie.

Les fonctionnalités extrêmement complètes du logiciel de comptabilité QuickBooks vous permettent d’avoir une visibilité rigoureuse et en temps réel de la santé financière de votre entreprise. Mais aussi, grâce à la centralisation et l’automatisation des traitements des données, les informations disponibles sur la plate-forme du logiciel sont mises à jour au fur et à mesure des impératifs comptables. Cela vous aide à prendre les bonnes décisions en ayant tous les documents qui vous sont indispensables, en permanence accessibles. Enfin, les différentes notifications vous informent instantanément des impératifs comptables et financiers à régulariser. Ce dernier paramètre est un réel gain de temps et vous évite les décalages de facturation ou de gestion.

Par ailleurs, si, pour la gestion de votre entreprise, vous avez fait le choix de collaborer avec un cabinet d’expert-comptable externalisé, dans ce cas, vous avez la possibilité de lui accorder une autorisation d’accès à votre logiciel QuickBooks. De cette manière, ce dernier est à même d’avoir accès à tous les éléments de comptabilité qui lui sont indispensables pour assurer la gérance de votre trésorerie.

Les fonctionnalités du logiciel de comptabilité QuickBooks

Gestion des ressources : chiffre d’affaires, revenus, ventes

Grâce au logiciel de comptabilité QuickBooks, vous avez une visibilité immédiate sur l’intégralité des fonctionnalités qui vous permettent de suivre votre chiffre d’affaires en temps réel. Cela concerne également l’ensemble des sources de revenus de votre entreprise. Et dans la mesure où les rapprochements des pièces comptables se font automatiquement, les factures sont mises en relation avec les comptes clients et les comptes fournisseurs au fur et à mesure de leur publication.

Suivi des dépenses : factures, commandes, paiements

Le suivi des dépenses avec le logiciel QuickBooks se fait également dans cette logique d’automatisation. Ainsi, après une commande passée et validée par un client ou un fournisseur, la facture est automatiquement éditée et expédiée. Les paiements ainsi que les éventuelles relances sont également gérés de façon autonome par l’outil.

Gestion de la trésorerie

Sur l’interface de QuickBooks, vos rapports financiers et commerciaux sont mobilisables et accessibles par tous les acteurs qui possèdent une autorisation d’accès. Cette fonctionnalité vous permet de prendre les bonnes décisions managériales concernant la gestion de la stratégie globale de votre entreprise. Ces rapports concernent notamment le bilan, les flux de trésorerie, ainsi que les rapports de profit et de pertes.

Gestion de la paie et de la rémunération

La gestion de la paie et de la rémunération est la partie de la comptabilité la plus chronophage. En effet, cette activité récurrente est grandement simplifiée grâce au logiciel de comptabilité QuickBooks. La gestion des congés payés ainsi que de toutes les absences est automatisée. Cette fonctionnalité vous permet également, en tant que gérant de votre PME, d’anticiper un besoin en recrutement en fonction de l’activité de votre entreprise.

Maîtrise de la gestion des stocks

Parmi les fonctionnalités essentielles de QuickBooks, la gestion logistique de votre entreprise et le suivi de vos stocks sont systématiques et en temps réel. Cela représente un gain de temps indéniable pour la passation méthodique des commandes tout en facilitant vos inventaires.

Contrôle des transactions numériques : paiement en ligne

Dans un environnement économique de plus en plus numérisé, les paiements en ligne font partie d’un concept répondu. Le logiciel de comptabilité QuickBooks contrôle de manière sécurisée toutes vos transactions numériques à destination et en provenance de vos clients et fournisseurs.

Numérisation des reçus des règlements

Lorsqu’une partie de vos collaborateurs est amenée à être en déplacement, la numérisation de leurs reçus leur permet de téléverser les preuves de dépenses directement dans le logiciel QuickBooks. Cette opération est mécaniquement rapprochée lors de l’établissement des bulletins de paie, et facilite le remboursement des frais de déplacement.

Guide d’utilisation de QuickBooks :

Installation du logiciel de comptabilité QuickBooks

L’installation de logiciels QuickBooks se déroule en 3 étapes.

Dans un premier temps, une fois que vous avez suivi toutes les instructions d’installation du logiciel sur votre ordinateur, il ne vous reste plus qu’à finaliser la création de votre profil. Cette première étape consiste à fournir toutes les informations relatives à votre entreprise (raison sociale, SIRET, TVA, etc.). La seconde étape vous permet de personnaliser vos factures. Pour cela, vous devez tout simplement ajouter les différentes précisions concernant les produits et services que votre société propose, choisir la couleur de vos factures, leur contenu ainsi que les modalités d’envoi automatique. La troisième étape consiste à établir la connexion entre votre banque et le logiciel QuickBooks pour faciliter le traitement des flux de trésorerie.

Comptes fournisseurs : configuration simple pour une gestion agile

La configuration de votre compte fournisseur et sous-traitant est une étape très importante, car ces derniers rythment l’activité de votre entreprise. Pour cela, le logiciel de comptabilité QuickBooks vous guide pas à pas dans la création de chaque compte. Le compte fournisseur est un véritable support des actions de stratégies commerciales que vous êtes amené à mettre en place.

Comptes salariés : création rapide pour une gestion autonome

La création des salariés doit également être réalisée avec beaucoup de minutie. En revanche, une fois cette configuration achevée, le logiciel de comptabilité QuickBooks automatisme entièrement la gestion de vos ressources humaines. Le compte salarié devient alors un outil de décision à part entière en matière de recrutement, de formation, de gestion des absences, de déclaration d’embauche ou de besoin en mobilité professionnelle.

Les points essentiels à retenir sur le logiciel de comptabilité QuickBooks

Le logiciel de comptabilité QuickBooks est adapté aux petites et moyennes entreprises, ainsi qu’aux indépendants, quel que soit leur statut juridique : EI, EURL, SASU, SAS. L’outil automatise l’intégralité de vos actions de gestion, de leur création jusqu’à leur édition : devis, factures, bulletins de paie, éléments comptables, rapports de trésorerie.

De plus, le logiciel QuickBooks vous permet de recevoir des alertes et des relances, ce qui favorise le bon suivi de votre comptabilité en temps réel. Et dans la mesure où l’outil est directement lié au compte bancaire de votre société, les rapprochements sont réalisés de façon systématique.

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Enfin, l’accès au logiciel QuickBooks est accordé à 3 utilisateurs, plus un accès gratuit pour votre expert-comptable ou gestionnaire de comptabilité externalisé. Par ailleurs, le logiciel QuickBooks dispose également d’un support technique accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

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